Содержание:
- Что такое тайм-менеджмент
- Преимущества применения тайм-менеджмента
- Главные принципы управления временем
- Эффективные методы планирования
- Выводы
Тайм-менеджмент – наука о том, как все успевать. Вы обязательно стоит познакомиться с ней, если запутались в своих желаниях, систематически бросаете начатое, оттягиваете исполнение задуманного или не можете определиться с планом, хватаетесь за всё и сразу, но при этом не успеваете ничего.
Знание основ тайм-менеджмента – обязательный навык для тех, кто хочет жить ярко и продуктивно, успевать развиваться профессионально и личностно, но при этом находить время на отдых и развлечения. Кажется, что это невозможно? Возможно, если подружиться с тайм-менеджментом.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – это наука об управлении временем. Состоит из теории (принципы, законы) и практики (техники, методы). Он нужен тем, кто хочет быстро и эффективно справляться с задачами, меньше уставать и нервничать, жить осознанно, ярко, активно и продуктивно.
Чтобы понять суть тайм-менеджмента, разберем навыки высокоэффективных людей, определенные Стивеном Кови:
- Будьте проактивны. Проактивность – это способность контролировать свою жизнь независимо от влияния внешних факторов.
- Начинайте, представляя конечную цель. Как только вы определите, зачем вам достижение той или иной цели, тут же ответите на вопрос «Как достичь этой цели?»
- Начинайте с того, что необходимо сделать сначала. Вопрос приоритетов.
- Мыслите в системе «Выиграл/Выиграл». Стремитесь к сотрудничеству с другими людьми.
- Старайтесь понять, а потом уже быть понятым. Сначала выслушайте другого и поймите, как он видит ситуацию, а потом поделитесь своей точкой зрения.
- Идите к синергии. Ищите единомышленников, объединяйте усилия для достижения больших целей.
- Затачивайте пилу. Отдыхайте, «затачивайте» свои инструменты: тело, разум, психику.
Таким образом, тайм-менеджмент – это не только наука об управлении временем и планировании, но и учение о социальном взаимодействии, жизни в гармонии с собой и обществом, работе в команде.
Преимущества применения тайм-менеджмента
Тот, кто умеет управлять своим временем, становится успешным в жизни:
- живет в гармонии с собой;
- продуктивно и эффективно работает;
- поддерживает себя в ресурсном состоянии;
- редко ошибается;
- меньше подвержен стрессу;
- быстро справляется с трудностями.
Такие люди успевают всё: строить карьеру или бизнес, общаться с друзьями, взаимодействовать с семьей и налаживать личную жизнь, самосовершенствоваться.
Главные принципы управления временем
Ключевые принципы управления временем:
- Планирование. Составляйте списки задач на день, неделю, месяц, год. Письменно формулируйте цели и составляйте план по их достижению. Важно: не забывайте разделять большие задачи на подзадачи.
- Конкретика. Цели должны быть достижимыми, реалистичными, ограниченными во времени, измеримыми по результату. Как только выдвинете идею, определите, что будет критерием измерения результата. Ответьте на вопросы: «Что?», «Сколько?»
- Визуализация. План должен быть четко зафиксирован, например, в диаграмме Ганта. Разберем этот метод чуть ниже.
- Расстановка приоритетов (фокусировка на главном). Учитесь распределять задачи на четыре группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и несрочные, неважные и срочные. Этот прием называется матрицей Эйзенхауэра. Тоже разберем подробнее в другом блоке статьи.
Отдельно отметим принцип Парето: 20 % усилий приносят 80 % результата, а 80 % усилий приносят 20 % результата. Ваша задача – определить свои источники силы и сконцентрировать внимание на них. Это относится как к решению бизнес-задач, так и к жизни в целом.
Обратите внимание! 10 % времени, потраченного на планирование, экономит 90 % времени при решении задачи.
Эффективные методы планирования
Мы уже упомянули некоторые техники планирования, разберем их и еще пару методов подробнее.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это таблица, в которой отражены все этапы выполнения проекта (каждая задача и подзадача), порядок и сроки их выполнения по дням, неделям, месяцам или годам.
Пример диаграммы:
Матрица Эйзенхауэра
Возьмите лист бумаги, проведите две линии:
- горизонтальная «срочно – не срочно»;
- вертикальная «важно – не важно».
А теперь распределите свои дела по четырем секторам:
| Срочно и важно Любые дела, не требующие отлагательств. Примеры: дедлайн проекта, острая зубная боль, ЧС на предприятии. | Не срочно и важно Дела, важные в долгосрочной перспективе. Примеры: профилактический осмотр у врача, спортивная тренировка, поиск новых партнеров по бизнесу. |
| Срочно и не важно Все, что не входило в ваши планы. Примеры: просьбы коллег и друзей о помощи, заполнение маловажных бумаг. | Не срочно и не важно Все, что отнимает время. Примеры: обмен мемами в социальных сетях, просмотр видео с котиками, общение с друзьями «ни о чем», перекуры (не путать с перерывом на отдых). |
Дела из первого квадрата нужно выполнить тут же. Вторые – согласно вашему плану (можно отсрочить на 1-2 дня). Третьи лучше перепоручить кому-то. От дел из четвертого сектора нужно отказаться.
Квадрат Декарта
Метод помогает принять сложное решение. Сформулируйте проблему и ответьте на четыре вопроса:
- Что будет, если я это сделаю?
- Что будет, если я этого не сделаю?
- Чего не будет, если я это сделаю?
- Чего не будет, если я этого не сделаю?
Таким образом, вы сможете взвесить все за и против, выбрать оптимальный вариант.
Пирамида Франклина
Составьте свою пирамиду целей (первый пункт – основа пирамиды, последний – верхушка):
- Главные ценности и цели в жизни (смысл, призвание, предназначение).
- Глобальная цель самореализации и самоактуализации (чего конкретно хотите добиться).
- План с промежуточными целями для достижения глобальной цели.
- Четкий план по годам (долгосрочные цели в рамках глобальной цели).
- План по месяцам и неделям (краткосрочные цели в рамках глобальной цели).
- План на день (ежедневная работа над собой на пути к достижению цели).
Этот метод помогает не только спланировать жизнь, но и определиться с ценностями, а также не отступить от них по пути к успеху. Последнее крайне важно для физического и психического здоровья.
Выводы
Управлять своей жизнью не сложно. Этому можно научиться подобно тому, как вы учились читать или писать. Все инструменты уже найдены, вам остается применить их.
Если же у вас не получается самостоятельно определить цели в жизни и составить план по их достижению, то мы готовы помочь. Рекомендуем пройти наш трехнедельный тренинг «Психология высоких результатов». С его помощью вы научитесь определять свои желания, восстановите баланс между основными сферами жизни (работа, семья, личная жизнь, друзья), научитесь поддерживать себя в ресурсном состоянии, выработаете полезные привычки и избавитесь от вредных (прокрастинация, лень, нездоровый сон). За счет всего этого вы научитесь планировать и контролировать свою жизнь, станете больше успевать и выйдете на другой уровень развития.
