Как многозадачность мешает нам жить и что с этим можно сделать

Содержание:

1. Что такое многозадачность
2. Как заметить многозадачность
3. Побочные эффекты многозадачности
4. Как преодолеть многозадачность
5. Как добиться большего, избегая многозадачности
6. Когда многозадачность действительно работает

Согласно исследованиям, проведенным Американской психологической ассоциацией, многозадачность не так эффективна, как привыкли думать многие люди. В результате частого переключения от одного вида деятельности к другому человек теряет до 40 % производительности. Кроме этого, выполнение нескольких дел одновременно, особенно решение сложных задач, приводит к психической перегрузке.

Но иногда человек всё же может делать два дела одновременно. Разберем подробнее, что такое многозадачность, чем она опасна и когда уместна.

Что такое многозадачность

Многозадачность – это одновременное или параллельное выполнение нескольких дел.

Пример:

• предприниматель обсуждает разные сделки одновременно с двумя партнерами;
• копирайтер-фрилансер пишет параллельно две статьи;
• дизайнер работает над новым проектом и вместе с этим вносит правки в старый заказ.

Такое совмещение, как правило, не заканчивается ничем хорошим, потому что это сложные задачи. А вот выполнение простых задач, например, прослушивание музыки или аудиокниги по дороге на работу возможно. Мы с вами поговорим о первом типе.

Как заметить многозадачность

Признаки того, что вы стали жертвой многозадачности:

• Систематическое отклонение от темы. Где бы вы ни находились и что бы ни делали, вам хочется обсудить или сделать что-то еще, например, проверить почту.
• Чувство загнанности. Ваш ежедневник забит под завязку. Вы всё время работаете на пике своих возможностей, пытаетесь за один час провести кучу встреч и решить десятки вопросов.
• Рассеянность. Вам сложно сконцентрироваться на одном деле, особенно если оно требует больших затрат времени и сил или кажется вам скучным. Вы становитесь невнимательным, забываете важные детали, теряете ценные идеи, они вылетают из головы.

В целом это можно назвать так: вы стали менее осознанным, разучились жить по принципу «здесь и сейчас». Вы всё время отвлекаетесь на реальные или выдуманные дела, и в большинстве случаев это происходит против вашей воли – мысли сами лезут в голову.

Побочные эффекты многозадачности

На первый взгляд, переключение от одной задачи к другой не отнимает много времени, но если таких отвлечений десятки, то затраты становятся существенными. Нам кажется, что мозг тут же хватается то за одно, то за другое, но на самом деле каждый раз он зависает, перестраиваясь с одного на другое.

Кроме этого, люди, работающие в условиях многозадачности, чаще ошибаются. Исследователи из Национального института здоровья и медицинских исследований INSERM в Париже доказали, что мозг человека не может работать одновременно более чем с двумя задачами – что-то, да забудется.

И еще один побочный эффект: если многозадачность вошла в привычку, то человек ни на чем не может сосредоточиться. Когда мы заняты одним делом, мозг игнорирует отвлекающие факторы, но привычка решать сразу несколько вопросов заставляет мозг реагировать на любой шорох, шум, звонок, обращение.

Постоянное чувство спешки становится причиной раздражительности и усталости. А если не удается закончить начатое, то человека еще и настигает разочарование.

Как преодолеть многозадачность

Планирование – вот что поможет. Составляйте список дел на день и никогда не отвлекайтесь на новые задачи. Если на горизонте появилось что-то неожиданное, то определяйте приоритет: важность, срочность по матрице Эйзенхауэра, и вписывайте в завтрашний план или на другой день либо отказывайтесь от этого.

Что еще поможет преодолеть многозадачность:

• Откажитесь от просмотра телевизора или прослушивания музыки для фона при работе.
• Определите время, в которое будете проверять почту или социальные сети, например, три раза в день: утром, в обед и вечером. В остальное время не отвлекайтесь на это.
• Избавьтесь от мусора: общение с коллегами о чем-то личном или переписка с другом при выполнении работы, просмотр ролика, отправленного подругой. Лайфхак: записывайте то, что хотели обсудить, посмотреть и попробовать, а потом уделите этому внимание. Конечно, если это всё еще будет актуально для вас.
• Учитесь говорить «нет». У вас есть свой план. Если другой человек пытается влезть в него, то вы можете, но не обязаны вписать его просьбу в конец дня или заняться ей, если появится окошко. Но лучше отказываться или перепоручать кому-то срочные, но не важные для вас дела.

Чтобы не было наслоения задач, всегда четко планируйте время, даже если это касается встреч с друзьями или партнерами. Да, не всё зависит от вас, поэтому сразу же говорите: «У меня есть 20 минут, давай сразу перейдем к делу».

Обратите внимание! При планировании на каждую задачу оставляйте 5–10 минут запаса на случай форс-мажоров.

Как добиться большего, избегая многозадачности

Выполнение сразу нескольких дел не только отнимает больше времени и сил, чем последовательное решение вопросов, но и в разы увеличивает путь к цели.

Как еще уйти от многозадачности и добиться большего:

• ставьте на день три главные цели, в тайм-менеджменте это называется правилом трех;
• при выполнении важного дела ставьте телефон на беззвучный режим и устраните другие отвлекающие факторы;
• не пренебрегайте сотрудничеством, обращайтесь за помощью, спрашивайте мнение экспертов;
• адекватно оценивайте свои силы – здоровье превыше всего;
• используйте метод «90/30» – 90 минут работаете и 30 минут отдыхаете, потом повторяете. Важно: работайте именно над одной задачей, пока не решите ее.

Многим людям помогает система продуктивности GTD (Getting Things Done) от бизнес-тренера Дэвида Аллена:

1. Создайте папку «Входящие» и вписывайте туда все возникающие дела.
2. Рассортируйте содержимое по приоритетам и срокам.
3. Распределите по ежедневнику заметки, запишите дела.
4. Периодически проводите ревизию: вычеркивайте выполненные дела, исключайте неактуальные заметки.

Помните о том, что задачи связаны с желаниями, потребностями и ценностями личности. Каждый раз спрашивайте себя: «Мне это действительно нужно?». Не берите на себя лишнего.

Когда многозадачность действительно работает

Многозадачность может быть уместна, если речь идет о двух простых делах: обед и чтение свежих новостей. Или в том случае, если одно или оба дела хорошо знакомы человеку, то есть он двигается на автопилоте.

И еще одно исключение: можно приступить к другому проекту, если в первом деле вам пока нечем заняться. Пример: вы сделали часть своей работы, теперь партнер должен внести свою лепту, затем снова вы приступите к работе. В то время, пока работает партнер, вы можете заняться другим делом.

Можно ли совмещать задачи из разных сфер жизни, например, работу и семью? Нет, лучше и здесь следовать принципу последовательности: сначала одно, потом другое. Остается определить, когда и что. Кстати, если у вас с этим возникают сложности, то мы готовы помочь. На курсе «Психология Высоких Результатов» мы не только помогаем обрести контроль над жизнью, научиться планировать, ставить цели и достигать их, но и находим баланс между работой и личной жизнью.