Как стать хозяином своего времени

Содержание:

1. Что такое тайм-менеджмент
2. Принципы тайм-менеджмента
3. Лучшие методы тайм-менеджмента
4. Приложения для управления временем
5. Лучшие книги по тайм-менеджменту

Пока один человек строит десятки бизнесов, другой еле-еле совмещает несложную работу с рутинным бытом – и всё равно ничего не успевает. Вот она – разница жизненных стилей. Вот она – мудрость тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это совокупность техник по управлению временем.

Потребность в организации жизни обусловлена свободой современного мира. Исчезла зависимость от природных циклов: электрическое освещение продлевает день, а интернет круглые сутки дает доступ к информации. В результате:

• Появляется иллюзия того, что нет смысла выполнять задачу прямо сейчас, ведь «можно и вечером».
• Формируется привычка откладывать: чем больше отсроченных целей, тем сильнее мозг убеждается в правильности такого подхода.
• Ослабевает воля и развивается зависимость от дел, не требующих умственного или физического напряжения. Не занимаясь ничем продуктивным, люди заполняют день просмотром социальных сетей, разговорами, компьютерными играми.

Тайм-менеджмент не предполагает полного отказа от расслабления и хобби. Но грамотная организация времени рассчитана на:

• регулярное выполнение задач, помогающих развиваться;
• сохранение баланса между отдыхом и работой;
• недопущение усталости, эмоционального выгорания, раздражения;
• устранение дел, которые не приносят пользы;
• соблюдение дедлайнов;
• самореализацию во всех значимых для личности сферах: в карьере, в семье, в увлечениях и прочем.

Управляя своим вниманием и собой, человек постепенно формирует ту жизнь, к которой он стремится. Это маленькие шаги к значимым результатам.

Принципы тайм-менеджмента

Следование ключевым правилам облегчит процесс и сделает его интуитивно понятным:

• Планирование. Нужно четко понимать перечень задач, чтобы вписать их в свой распорядок, ничего не забыв. Рекомендуется отдельно продумать краткосрочные и долгосрочные цели. Первые ставятся на день и на неделю, вторые – на месяц, на год и на больший срок.
• Разбивка на мелкие части (декомпозиция). Глобальные дела, к примеру, переезд в другую страну, состоят из заданий попроще – выучить язык, получить образование, узнать о культуре. В свою очередь каждая из небольших задач делится на совсем маленькие – записаться к репетитору, сходить на занятие, приобрести учебники. Сразу достичь масштабной цели невозможно, но она становится более реальной по мере постоянного выполнения легких дел.
• Регулярность. Суть тайм-менеджмента – постоянное движение вперед. Каждая ежедневная задача приближает к желанному успеху, а потому пропускать ее нельзя.
• Реалистичность. Нельзя заполнять график под завязку: это приведет к утомлению и заставит бросить начатое. В среднем люди способны сосредотачиваться всего четыре часа в сутки, и нет смысла нагружать себя чрезмерным количеством заданий: организм просто откажется их выполнять. Принцип Парето гласит, что 20 % усилий обеспечивает 80 % результата, потому отдых может позволить себе даже очень эффективный человек.
• Уважение собственных биоритмов. Люди разные. Кому-то легче сосредотачиваться по утрам, кому-то – по вечерам. Нет смысла ломать себя: необходимо принять свои личные особенности как данность и обращать их себе на пользу.
• Приоритетность. Нужно делать акцент на том, что поможет достичь цели или почувствовать себя лучше. Остальные дела уверенно смещаются в конец списка.
• Отказ от многозадачности. Сфокусировавшись, необходимо довести задуманное до конца, и только затем переходить к следующему пункту плана. Переключение между задачами рассеивает внимание и ухудшает качество работы.

При этом важен характер человека. Одни люди планируют график вплоть до времени чистки зубов, другим достаточно определить для себя две-три ключевые цели на день. Степень строгости не регламентируется: кому как комфортнее.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Стоит выбрать для себя всего один-два способа, чтобы не перегружать психику и не устать раньше положенного. Основные подходы к организации распорядка дня и жизни:

• «Метод помидора». Работа выполняется 25 минут, после чего делается пятиминутная пауза. Спустя четыре получасовых отрезка можно разрешить себе более длительный отдых: 15–30 минут. Для самоконтроля используется таймер со звуковым сигналом.
• «Съесть лягушку». Первым необходимо закончить самое сложное и неприятное дело, пока оно не усугубилось и не стало проблемой. Вдохновение от того, что трудность уже позади, поможет выполнить остальные задачи быстро.
• Мелкие дела в начале. Некоторым людям слишком трудно приступать к рабочему дню с решения значимых вопросов. Тогда можно действовать от обратного и в первую очередь не «есть лягушку», а завершить всё мелкое и легкое.
• Матрица Эйзенхауэра. Цели делятся на четыре группы: важные и срочные; важные и несрочные; неважные срочные; неважные несрочные. График выстраивается так, чтобы дела выполнялись именно в такой очередности. Основную часть времени должны занимать задачи из категории «важные и несрочные»: именно они способствуют достижению долговременного успеха.
• «Лучше немного, чем ничего». Когда совсем не хочется работать, нужно сказать себе: «Хотя бы пять минут, а потом бросаю». Если спустя выделенный короткий промежуток желание трудиться не появилось, стоит переключиться на отдых. Но зачастую человек втягивается в процесс и посвящает ему гораздо больше запланированного.

Все способы управления временем предполагают, что необходимо хотя бы приступить к делу, чтобы задача начала уменьшаться. Люди, склонные к прокрастинации, этого не могут. Им нужна психологическая поддержка. Для этого и создан курс «Психология Высоких Результатов», где есть поддержка команды и квалифицированного тренера. Специалист поможет разобраться с целями и стремлениями, научит встраивать паузы в распорядок и объяснит, как адаптировать под свои потребности конкретную систему контроля над временем и вниманием.

При этом любой метод тайм-менеджмента даст лучшие результаты, если:

• пространство организовано удобным образом, нет сквозняков или духоты;
• компьютер или другая техника работают без зависаний;
• рутинные процессы автоматизированы, например, входящие письма сами распределяются по папкам;
• нет страха делегировать задачи, например, можно поручить уборку клининговой компании, а самому заняться приносящим доход делом;
• отсутствует болезненный перфекционизм, повышенная тревожность, страх неудачи; всё это не позволяет полноценно восстанавливаться, а в конце концов приводит к прокрастинации, лени, апатии, эмоциональному выгоранию.

Тренинг «Психология Высоких Результатов» посвящен обучению тому, как жить качественно. Как использовать свои возможности оптимальным образом. Как выстроить график не просто продуктивно, а индивидуально. Время должно служить вам, а не вы ему.

Приложения для управления временем

Смартфон – хороший помощник в организации дня. Полезны следующие программы:

• Forest. Это таймер сфокусированности, особенность которого – растущее виртуальное дерево. Если человек не отвлекается, оно успешно пополняет лес. В противном случае погибает.
• Tasks («Задачи: список задач»). Можно планировать дела, группируя их по категориям. Есть возможность поставить напоминание.
• Pomodoro Timer Lite. Минималистичное приложение, рассчитанное на работу по «методу помидора».
• Simple Time Tracker. Программа, позволяющая выявить распределение времени по задачам в течении дня. Необходимо отмечать момент начала и окончания каждого своего действия: это поможет оценить, насколько эффективно расходуются часы в сутках. Что важно – длительность сна также становится очевидной.
• Boosted: Productivity & Time Tracker. Еще один трекер, предназначенный для оценки продуктивности в разрезе разных задач.
• TimeTune. Программа, в которой можно составлять расписание на день с поправкой на летний и зимний режим. Интересная особенность – напоминание о необходимости выхода из дома, благодаря чему минимизируется вероятность опоздания.
• Sectograph. Приложение, визуально демонстрирующее личный график человека: календарь событий накладывается на циферблат часов. Вращающиеся стрелки позволяют интуитивно соотнести задачу с часом суток. Также указывается свободное время между двумя запланированными делами.

Приложения в телефоне должны отражать комфортный ритм жизни, а не подавлять его. Потому рекомендуется подобрать для себя не более трех приложений и сверяться с ними. Избыточный самоконтроль утомляет, вводя в состояние выгорания.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Чтение литературы позволяет лучше настроиться на процесс организации жизни. Среди интересных книг:

• Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Бизнес-тренер и «создатель миллионеров» учит тринадцати истинам, которые помогут осознать ценность каждой минуты и стать успешнее.
• Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Автор – психолог. И ему удается провести человека сквозь ловушки прокрастинации, попутно избавляя о чувства собственного несовершенства.
• Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку! 21 действенный принцип эффективного труда». В пособии представлены практические приемы управления временем.
• Яна Франк «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд». Книга для тех, кто ценит свободу, но при этом хочет быть эффективным.
• Грег МакКеон «Эссенциализм. Путь к простоте». Автор рассказывает о сфокусированности на важном и о том, как делать меньше, но лучше.

Использовать изученные методы рекомендуется сразу: пока еще свеж интерес к ним. Но если ничего не удается, а жизнь продолжает стремиться к хаосу, стоит напрямую обратиться к практикующему психологу за помощью. На тренинге Валентина Плотникова вы сможете получить ответы на волнующие вопросы личного тайм-менеджмента, управления собой и своим вниманием, а порой и научиться делегированию, которое так важно для качественного управления временем и своей жизнью.